Makalah Peran Sistem Informasi Manajemen Pada Perkembangan Bisnis See What Inc

I. PENDAHULUAN

 1.1 Latar Belakang

Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci strategi bisnis.

Sew What? Inc. merupakan salah satu perusahaan jasa design dan penjahit pakaian. Perusahaan ini tumbuh dan berkembang dengan pesat oleh sentuhan teknologi informasi yang mereka gunakan. Sebagian besar pertumbuhan perusahaannya berdasarkan kemampuannya untuk meningkatkan teknologi informasi dan internet untuk memacu penjualan. Website perusahaan (sewwhatinc.com) merupakan kunci awal pembuka kesuksesan mereka di industri ini. Perkembangan perusahaan yang sangat tinggi menyebabakan tuntuntan penggunaan sistem informasi yang semakin kompleks, saat ini Sew What? Inc. telah menggunakan sistem informasi di semua lini bisnisnya, baik untuk proses operasinal maupun pengambilan keputusan oleh manajemen.

1.2 Tujuan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui peransistem informasi dalam kesuksesan bisnis Sew What? Inc.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi 

            Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan (O’Brien dan Marakas 2009). Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapatdidefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakaninformasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa (Sutono, 2007). Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi (O’Brien dan Marakas 2009).

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitarorganisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telahdiolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapatdigunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-faktayang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadiatau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapatlangsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkanorganisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisispermasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukanberperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yangdiperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransferinformasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkanumpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap input berikutnya(Sutono, 2007).

2.2 Sistem Informasi Manajemen

Menurut O’Brien dan Marakas (2009) tujuan dari sistem informasi manajemen adalah: menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen; menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan; menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

2.3 Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnyakomputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masihdigunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasiakuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.Namun demikian para pengguna – khususnya dilingkungan perusahaan -masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasiakuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan dataelektronik (PDE).

Pada tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesorbaru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuanpemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasikomputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sisteminformasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputeradalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itumulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjanganakan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen.Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapaperusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar sepertiDepartemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaananggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awalmenyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisanmanajemen tingkat menengah – atas.

Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi

mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapahambatan, misalnya:

• kekurangpahaman para pemakai tentang komputer,

• kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis

dan peran manajemen,

• relatif mahalnya harga perangkat komputer, serta

• terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapatmembangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapatmendukung semua lapisan manajer.

Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keendari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsepbaru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision SupportSystems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yangditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan ataukeputusan yang harus dibuat oleh manajer.

Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaituOtomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikanfasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas paramanajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik.

Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial

Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisadiprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia.Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah ExpertSystems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagaispesialis dalam area tertentu.Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AImerupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakankomputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahanmasalah dan pengambilan keputusan (Sutono, 2007).

2.4 Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Bisnis dan Industri

Internet dan teknologi lainnya yang terhubung serta aplikasi-aplikasinya telah mengubah cara operasi bisnis dan cara orang bekerja, sebaik bagaimana sistem informasi mendukung proses bisnis, pengambilan keputusan, dan keuntungan kompetitif. Sehingga, saat ini banyak bisnis menggunakan teknologi internet untuk penggunaan website yang memungkinkan mereka dapat menjalankan proses bisnisnya dan membuat aplikasi e-bisnis yang inovatif (O’Brien dan Marakas 2009).

E-bisnis didefinisikan sebagai penggunaan teknologi internet untuk bekerja dan menguasai proses bisnis, e-commerce, dan enterprise collaboration antara sebuah perusahaan dengan konsumennya, suplier, dan stakeholder bisnis lainnya. Hakikat dari e-bisnis dapat digeneralisasikan sebagai sebuah pertukaran nilai secara online. Semua pertukaran online informasi, uang, sumber daya, jasa, atau kombinasi dari semuanya berada di bawah payung e-bisnis.  Perusahaan-perusahaan bergantung pada aplikasi e-bisnis untuk (1) memperbaharui proses bisnis internal, (2) implementasi sistem e-commerce dengan konsumen dan suplier mereka, dan (3) mempromosikan enterprise collaboration antara tim bisnis dan tim kerja.

Enterprise collaboration system melibatkan penggunaan software untuk mendukung komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi antara anggota tim network dan tim kerja. Sebuah bisnis mungkin menggunakan intranet, internet, ekstranet, dan network lainnya untuk mengimplemtasikan beberapa sistem. Sebagai contoh, karyawan dan konsultan eksternal mungkin berasal dari sebuah virtual team yang mengunakan intranet perusahaan dan internet untuk e-mail, video conference, e-discussion groups, dan halaman web dari work-in-progress information untuk menggabungkan dalam proyek bisnis.

E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menyangkut konsumen, manufaktur, service providers dan pedagang perantara (intermediaries) dengan menggunakan jaringan-jaringan komputer (komputer networks) yaitu internet (www.binushacker.net). E-commerceatau bisa disebut perdagangan elektronik atau e-dagang adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya yang melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data

elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis (putri92depok.blogspot.com).

O’Brien dan Marakas (2009) menyatakan bahwa e-commerce adalah  menjual, membeli, memasarkan dan memebrikan pelayanan pada produk , jasa, dan informasi pada network komputer yang bermacam-macam. Saat ini, banyak bisnis yang menggunakan internet, ekstranet, intranet, dan network lainnya untuk mendukung setiap tahap proses komersial, termasuk semua bentuk promosi, penjualan, dan customer support dalam setiap  World Wide Web untuk keamanan internet dan mekanisme pembayaran yang meyakinkan proses pengiriman dan pemabyaran. Sebagai contoh, sistem e-commerce termasuk website internet untuk penjualan online, akses ekstranet untuk database inventori oleh konsumen besar, dan penggunaan intranet perusahaan oleh penjualan untuk mengakses record konsumen untuk customer relationship management.

2.5     Internetworking

Internetworking adalah suatu bentuk hubungan kerjasama yang terjalin dengan menggunakan sarana teknologi informasi yaitu jaringan kerja komputer (computer network) berbentuk internet, ekstranet dan intranet. O’Brien  dan Marakas (2009) menjelaskan bahwa bentuk hubungan kerjasama yang terjalin pada internetworking adalah dengan menggunakan sarana teknologi informasi yaitu jaringan kerja komputer (computer network) berbentuk intranet, ekstranet dan internet. Intranet adalah jaringan komputer yang penggunaannya sangat terbatas hanya untuk pihak-pihak tertentu dalam perusahaan. Jaringan ini memungkinkan karyawan dalam suatu perusahaan dapat saling berkomunikasi, berbagi informasi, bekerja sama dan melakukan aktivitas lainnya yang dapat mendukung proses bisnis. Keseluruhan implementasi jaringan tersebut merupakan bentuk kerja sama perusahaan, baik di dalam perusahaan  maupun dengan perusahaan lainnya.

Sedangkan ekstranet adalah jaringan yang memanfaatkan teknologi internet, yang hanya sebatas menghubungkan perusahaan dengan pemasok, pelanggan dan mitra bisnis dari perusahaan tersebut. Jadi, ekstranet memungkinkan mitra bisnis suatu perusahaan untuk mengakses situs web intranet tertentu dan database perusahaan.

Internet adalah suatu jaringan komputer yang terhubung satu sama lain, yang dapat menjangkau ke seluruh dunia (Seminar, 2004). Perusahaan biasanya memanfaatkan jaringan ini untuk pemasaran, penjualan dan semua aplikasi yang berhubungan dengan pelanggan. Aplikasi yang paling sering digunakan adalah situs website. Nugroho (2004) berpendapat, website merupakan sekumpulan halaman (webpages), yang dimulai dengan halaman depan (homepage), yang memberikan berbagai informasi, iklan dan program interaksi.

Menurut O’Brien  dan Marakas (2009)dengan menggunakan internetworking perusahaan sebagai internetworked enterprises dapat memperoleh bussines value antara lain:

• Mengatasi hambatan geografis yaitu dengan menyediakan costumer service yang lebih baik dengan mempersingkat waktu dalam memenuhi permintaan konsumen. Selain itu hal ini dapat mempercepat cash flow sebab pembayaran sudah dilakukan secara on line, karena perusahaan juga melakukan kerja sama dengan perusahaan perbankan. Mendapatkan revenue baru dari penjualan on line.
• Mengatasi hambatan waktu, karena dengan menggunakan IT yang berbasis jaringan, informasi yang dibutuhkan maupun informasi yang disampaikan dari perusahaan kepada pihak-pihak terkait dapat dilakukan pada saat itu juga dalam hitungan detik.
• Mengatasi hambatan biaya, kolaborasi antara perusahaan dengan bussines partner (customer dan supplier) serta para pekerja dapat dilakukan dengan lebih efisien dengan menggunakan intranet, ekstranet dan internet. Karena komunikasi yang terjalin baik dengan bussines partner ataupun dengan para pekerja berlangsung secara interaktif maka kualitas bisnis dan pelayanan yang dihasilkan dapat lebih baik. Pada akhirnya mampu menarik konsumen-konsumen baru, karena pemasaran yang diterapkan sudah berbasis web yang dapat diakses secara global.
• Mengatasi hambatan struktural, yaitu dengan mendukung linkages untuk mecapai keunggulan yang kompetitif. Dengan adanya bisnis yang berbasis e-commerce website maka pelaksanaan transaksi terhadap supplier dan customer dapat dilakukan perusahaan dengan lebih fleksibel. Selain itu secara tidak langsung perusahaan juga dapat membantu menumbuhkan kesetiaan customer dan supplier melalui peningkatan pelayanan yang berbasis web tersebut. Sebagai contoh  baik supplier,customer ataupun pekerja sekalipun dapat dengan mudah menyampaikan saran maupun keluhan-keluhan demi peningkatan kenyamanan pelayanan, dengan menghiraukan jabatan struktural dan organisasi. Hilangnya hambatan struktural ini dapat membantu terbentuknya pasar baru dan jaringan distribusi yang lebih luas.

III. KASUS

Peran Teknologi Informasi Dalam Kesuksesan Bisnis Kecil pada Sew What? Inc.

Apakah kesamaan pada Madonna, Sting, Elton John? Selain menjadi bintang rock internasional, mereka juga menggunakan rancangan teater yang diproduksi oleh pembuat gorden Sew What? Inc. Berlokasi di Rango Dominguez, California, Sew What? Inc. menyediakan kostum drama dari gorden dan kain untuk panggung, konser, fashion show, dan acara khusus di seluruh dunia dan menjadi pemimpin industri dalam panggung rock and roll.

Didirikan pada tahun 1992 oleh seseorang berkebangsaan Australia, Megan Duckett, Sew What? berkembang dari sebuah dapur kecil mungil dan beroperasi rumahan hingga menjadi perusahaan yang bernilai jutaan dollar, terima kasih kepada Duckett’s yang telah melakukan pendekatan terhadap kepuasan pelanggan. “Ketika saya melihat permasalahan, saya tidak mau mundur. Saya menemukan cara untuk mengatasinya dan saya menggunakan setiap orang yang saya kenal untuk membantu saya,”katanya.

Apakah yang membuatnya mungkin untuk seorang pebisnis wanita yang dimulai dari rumahan berkembang menjadi perusahaan bernilai jutaan dollar dengan 35 pekerja? Atribut yang menjadi kunci sukses bagi seorang Megan Duckett dimulai dari kesuksesan kerja keras, kualitas pengerjaan, dan terutama teknologi informasi.

Sew What? Menikmati pertumbuhan yang pesat pada tahun-tahun terakhir ini, penjualannya mencapai $4 juta per tahun hingga akhir tahun 2006. Pimpinan perusahaan, Duckett mengakui sebagian besar pertumbuhan perusahaannya dari kemampuannya untuk meningkatkan teknologi informasi dan internet untuk memacu penjualan. “Sebelum kami memasang website perusahaan, sewwhatinc.com, bisnis kami hanya untuk lokal,” kata Duckett. “ Namun setelah meluncurkan website kami pada tiga tahun lalu, saat ini kami memiliki klien hampir di seluruh dunia. Kenyataannya, tahun lalu pendapatan kami tumbuh 45% dibandingkan penjualan tahun sebelumnya, dan pada tahun ini target kami menikmati pertumbuhan sebesar 65% dibandingkan penjualan tahun 2005. Dan hampir semua pertumbuhan itu berasal dari penjualan Web.”

Walaupun website perusahaan menjadi inti dalam mengelola bisnis, pengaturan semua situs bisnis mengharuskan banyak usaha di balik layarnya. Secara khusus, Duckett bergantung pada infrastruktur teknologi informasi yang membantu perusahaan berjalan dengan lancar. ”Kami adalah perusahaan customer centric” catatan Duckett. “ Hal ini menjadi hal yang penting karena kami memiliki teknologi informasi back-office yang sangat baik dalam mengelola bisnis dan memberikan pelayanan pengiriman kepada pelanggan.”

Sew What? Menjalankan sebagian besar bisnisnya dengan Instuit’s Quick Books Enterprise Solutions Manufacturing dan SoftwareEdisi Wholesale dan sistem operasi Microsoft’s Windows Server yang diinstall dalam sebuah Dell PowerEdge 860 server didukung dengan prosesor Intel Xeon dengan kapasitas penyimpanan disk 146 GB. Menurut Duckett, “Menjalankan bisnis membutuhkan banyak penyimpanan. Selain membutuhkan informasi pelanggan dan operasional vital dan file keuangan QuickBooks, kami membutuhkan jutaan ribu penyimpanan file gambar gorden dan kain, dokumen file, dan jenis data yang lain.” Komputer tambahan Sew What? Mendukung komputer yang lebih tua  500 server Dell PowerEdge yang didedikasikan untuk aplikasi lebih kecil dan jenis PC Sistem Dell desktop bagi karyawan.

Sew What dimulai pada tahun 1992 sebagai usaha paruh waktu, dimana Duckett menjahit dan memotong kain di atas meja dapurnya. Dia mulai penuh waktu pada tahun 1997 dan didirikan pada tahun 1998. Teknologi memainkan peran yang penting dalam menjalankan keberhasilan bisnis rumah kecil apalagi saat dia kehilangan kontrak yang besar. Klien potensial mengatakan tanpa website, perusahaannya “Tidak memiliki kredibilitas.” Sebelum kehilangan kontrak, saya berpikir,” saya menjalankan bisnis menjahit, kerajinan pondok. Saya tidak membutuhkan website.” Katanya. Duckett mengakui dia agak sombong, terutama karena bisnisnya tumbuh cukup baik yang dipromosikan dari mulut ke mulut. “ Saya cepat belajar dari kesalahan dan berpikir. Kamu tidak bisa memiliki sikap seperti itu dan bertahan,” pengakuannya.

Kehilangan kontrak yang bertepatan dengan periode pertumbuhan lemah terjadi pada tahun 2001 dan 2002. Dimana saat itu Duckett memutuskan untuk menggunakan teknologi. Penggunaan Microsoft Publisher, yang dirancang dan dibangunnya pada situs website sendiri. “Kamu mencari hal-hal  dan belajar bagaimana melakukannya sendiri ketika budget tipis,”pengakuannya.

Duckett tetap bekerja untuk meningkatkan situs dan membuatnya semakin bagus bagi pelanggannya. Setahun kemudian, dia merasa bahwa situsnya membutuhkan sesuatu yang baru, dia mendaftarkan diri selama 10 minggu untuk kursus di Dreamweaver dan membangun kembali situsnya secara lengkap. Namun perbaikan website membantu Sew What? tumbuh menjadi perusahaan dengan konsumen diseluruh dunia dan daftar klien termasuk bintang rock internasional, Gucci, dan majalah Rolling Stone.

Pada tahun 2005, Duckett memutuskan untuk mengembangkan navigasi situsnya karena “Saya mau itu menyediakan pelayanan konsumen yang benar-benar bagus, dimana hal ini berada diluar kemampuan saya, sehingga kami menyewa konsultan perusahaan pemasaran web untuk membangun sistem navigasi kostum pada situs.”

Dia bekerja dengan menyewa senjata untuk branding, optimasi mesin pencari, desain secara keseluruhan, dan situs layout. Duckett masih tetap menyediakan semua konten, termasuk gambar dan teks. Mereka juga memiliki situs dalam versi bahasa Spanyol, dan fitur pencarian termasuk varian ejaan bagi negara yang tidak menggunakan bahasa Inggris. Sebagai contoh, kamu dapat mencari ejaan Amerika pada teater atau versi Australian dan Inggris.

Situs ini juga mengijinkan pelanggan potensial meninjau semua jenis kotak warna dan mengajari mereka bagaimana menghitung pengukuran proyek yang akurat; perbedaan antara samaran, penyiksaan, dan tirai perjalanan; perawatan yang tepat dan menyediakan berbagai jenis bahan kain; dan banyak lagi.Suatu hari ketika membaca situs Dell Web, Duckett melihat sebuah artikel berita mengenai Penghargaan Dell/NFIB Bisnis Kecil yang Sangat Baik. Federasi Nasional Bisnis Mandiri (NFIB) dan Perusahaan Dell Inc. mempersembahkan hadiah tahunan untuk satu usaha kecil pengakuan penggunaan inovasi yang menggunakan teknologi untuk meningkatkan pengalaman konsumen. Pemenangnya akan menerima produk dan service dari Dell senilai $ 30.000, menjadi anggota NFIB seumur hidup dan kesempatan satu hari di kantor pusat Dell bersama dengan Michael Dell dan senior eksekutif lainnya.

“Deskripsi tentang bisnis yang mereka cari sesuai dengan Sew What?”. Duckett menyadari, “Semua yang mereka cari, saya sudah memenuhinya, jadi saya putuskan untuk ikut. Suami saya (sekaligus mitra bisnis) menertawakan saya dan mengingatkan saya bahwa saya tidak akan memenangkan apapun.” Menulis esai untuk kontes menyebabkan Duckett merenungkan semua yang dia dan karyawannya capai selama bertahun-tahun. “Kami melihat ke belakang dan merasa sangat bangga terhadap diri kami. Hanya dengan prose situ sudah cukup untuk menggiatkan seuma orang dalam rapat produksi mingguan.”

Juri kontes juga mengenali komitmen Megan Duckett untuk memuaskan konsumennya dan menggunakan teknologi informasi untuk kesuksesaan bisnis, sehingga mereka menganugerahkan penghargaan kepada Sew What? Penghargaan Bisnis Kecil yang Sangat Baik. Memenangkan penghargaan terbuki menjadi pengalaman yang sangat emosional. Melihat kemampuan dan pencapaian dari sembilan finalis lainnya, Duckett pikir Sew What? hanya akan mencapai finalis 10 besar. “Saya tidak percaya bahwa sebuah perusahaan besar seperti Dell -sehingga kewirausahaan maju dalam berbagai cara- akan melihat perusahaan kecil dan mengenalinya.

Seperti pemilik bisnis kecil lainya, Duckett  menempatkan sejumlah besar energi fisik dan emosional dalam bekerja. “Memenangkan penghargaan ini begitu menyanjung dalam tingkat pribadi,” katanya. Bisnis ini telah mendarah daging di setiap sel dalam tubuh saya, dan untuk memiliki seseorang yang mengatakan ‘kerja bagus’, di dalam bisnis kecil, tidak ada orang yang mengatakan itu padamu”.Bahwa telah benar sebelumnya, namun kepemimpinan teknologi dan kesuksesan bisnis perusahaan Sew What? terus mendapat pengakuan. Pada Maret 2007, perusahaan ini menerima Penghargaan Stevie untuk Perempuan dalam Bisnis untuk “Perusahaan Paling Inovatif Tahun Ini” diantara mereka mencapai 100 karyawan. Beberapa bulan sebelumnya, Sew What? menerima Penghargaan SMB 20 dari Majalah PC, yang menghormati 20 teknologi paling inovatif –bisnis skala kecil maupun menengah (SMBs) setiap tahunnya. “Bisnis kecil dan menengah memimpin ekonomi saat ini.  Namun, seringkali mereka tidak mendapat perhatian dan pengakuan yang sepantasnya mereka terima.,” kata Pimpinan Editor Majalah PC, Jim Louderback. “kami ingin menyorot kerja keras, kepemimpinan teknologi dan semangat inovatif dari ribuan perusahaan bisnis kecil dan menengah di seluruh dunia.”

Duckett berencana menggunakan hadiah yang dimenangkannya untuk menambah sebuah sistem bar code  yang dapat melacak proses manufaktur dalam gudang perusahaan. Dalam bisnis kain, kain disimpan dalam gulungan di gudang dan bergerak dalam tahapan yang berbeda : penerimaan, pemotongan, penjahitan, pembentukan, dan sebagainya. Proses scaning/pemindaian akan memungkinkan tim Duckett untuk melacak berapa lama kain tetap dalam tahapan tertentu. Data ini akan memberikan ide yang lebih baik mengenai biaya, yang kemudian akan membantu mereka menghasilkan daftar harga yang akurat.

Kita tidak perlu membayar satu setengah jam untuk pegawai jika hanya memotong yang membutuhkan waktu satu jam 15 menit.” catatan Duckett. Saat ini, perusahaan menggunakan sistem tulisan tanda tangan pada lembaran masuk dan keluar, dia mengatakan ini membutuhkan waktu terlalu lama dan memiliki banyak kesalahan. “Sistem yang baru akan membiarkan kita melacak kemajuan pengiriman individu,” janjinya. “Kami pastinya akan memberikan pelayanan yang lebih baik dengan memberikan pelayanan yang terbaru kepada konsumen.”

IV. PEMBAHASAN

 4.1 Kontribusi Teknologi Informasi dalam Kesuksesan Sew? Inc.

            O’Brien dan Marakas (2009) menyatakan bahwa sistem informasi memberikan tiga peranan penting dalam sebuah bisnis, antara lain: mendukung proses bisnis dan operasi, mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis, dan mendukung strategi-strategi untuk keunggulan kompetitiif suatu bisnis.

Mendukung Proses Bisnis dan Operasi. Pada awalnya Sew What? Inc. hanya usaha kecil yang dikerjakan secara rumahan (Usaha Kecil Menengah) dengan pelanggan lokal yang promosinya hanya dilakukan dari mulut ke mulut. Pelanggan yang merasa puas akan menceritakan kepada oarang lain, sehingga akan datang orang-orang baru yang menjadi pelanggan Sew What? Inc. Namun setelah Sew What? Inc. meluncurkan website (www.sewwhatinc.com)  pada 2003 bisnis mereka berubah menjadi bisnis internasional dengan pelanggan hampir di seluruh penjuru dunia. Jaringan komunikasi (internet) membatu proses pemasaran Sew What? Inc.hingga mampu meningkatkan pendapatannya secara drastis.Tahun 2005 perusahaan menikmati pertumbuhan pendapatan sebesar 45% dari tahun sebelumnya. Sedangkan pada tahun 2006 Sew What? Inc. menargetkan pertumbuhan sebesar 65% dari tahun 2005. Sebagian besar pertumbuhan itu dihasilkan dari penjualan melalui website.

Sew What? Inc. memiliki teknologi informasi back-office yang sangat baik dalam mengelola bisnis dan memberikan pelayanan pengiriman kepada pelanggan. Sew What? Menjalankan sebagian besar bisnisnya dengan Instuit’s Quick Books Enterprise Solutions Manufacturing dan Software Edisi Wholesale dan sistem operasi Microsoft’s Windows Server yang diinstall dalam sebuah Dell PowerEdge 860 server didukung dengan prosesor Intel Xeon dengan kapasitas penyimpanan disk 146 GB. Komponen-komponen hardware dan software tersebut digunakan oleh perushaan untuk penyimpanan informasi pelanggan, operasional perusahaan, penyimpanan file-file keuangan, penyimpanan jutaan ribu file gambar gorden dan kain, dokumen lain, dan jenis data lainnya.

Mendukung pengambilan keputusan. Seiring dengan perkembangan zaman, peranan sistem informasi menjadi sangat vital dalam bisnis. Oleh karena itu tingkat ketergantungan manusi semakin tinggi pada sistem informasi yang terkomputerisasi. Menurut (Knapp cit Smith et al, 1987) suatu sitem informasi terkomputerisasi pada dasarnya terdiri dari lima komponen yang menjadi sub-sistemnya yaitu: 1) pelambangan (encoding) data dan pemrosesan pemasukan, 2) pengolahan data, 3) pengambilan data kembali, dan 5) penayangan data. Berdasarkan fungsi dari komponennya tersebut sistem informasi berbasis komputer sangat dibutuhkan dalam menjalankan bisnis terutama karena memberikan pengaruh dalam pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan.

Dalam dunia bisnis, keputusan-keputusan yang dimbil berdasarkan data-data yang ada. Sistem informasi tidak hanya membantu para manajer dalam pengambilan keputusan besar, namun juga mendukung pengambilan keputusan karyawan dalam semua tingkatan. Sebagai contoh pada perusahaan Sew What? Inc. Duckett melacak proses manufaktor dalam gudang perusahaan menggunakan sistem bar code. Dalam bisnis kain, kain disimpan dalam gulungan di gudang dan bergerak dalam tahapan yang berbeda, yaitu:  penerimaan, pemotongan, penjahitan, pembentukan, dan sebagainya. Proses scaning/pemindaian akan memungkinkan tim Duckett untuk melacak berapa lama kain tetap dalam tahapan tertentu. Data ini akan memberikan ide yang lebih baik mengenai biaya, yang kemudian akan membantu mereka menghasilkan daftar harga yang akurat. Jadi dengan menggunakan sistem barcode, Duckett dapat memutuskan harga yang akurat berdasarkan biaya produksi. Sistem barcode menguntungkun perusahaan, karena perusahaan tidak perlu membayar pegawai selama satu setengah jam hanya untuk memotong yang dengan sistem ini hanya membutuhkan waktu 15 menit.

Mendukung strategi-strategi untuk keunggulan kompetitif suatu bisnis. Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi (Natalia, 2011)

Dengan semua dokumen yang telah terkomputerisasi dengan baik menjadikan Sew What? Dapat menyajikan data dengan cepat dan lengkap. Semua kebutuhan dan keinginan konsumen mengenai desain, warna, dll telah tersimpan dengan baik dalam media komputer sehingga dapat dengan mudah ditampilkan pada konsumen yang ingin memilih. Selain itu, semua proses kerja yang telah terkomputerisasi dari mulai pemesanan sampai pengiriman barang jadi menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengakses langsung setiap bagian dari pekerjaan dan mengakomodasi jika terjadi perubahan mendadak dari permintaan pelanggan.

4.2 Saran pada Sew What? Inc. dalam Pengembangan bisnis

            Sew What? Inc telah berhasil memanfaatkan teknologi sistem informasi dengan baik dalam pertumbuhan dan perkembangan perusahaannya. Namun seiring dengan perkembangan jaman, semua perusahaan terus-menerus berusaha merebut pangsa pasar dengan meningkatkan daya saing mereka. Oleh karena itu, saran yang sebaiknya dilakukan oleh Sew What? Incorporation untuk terus mengembangkan perusahaanya, yaitu: sebaiknya perusahaan memanfaatkan teknologi sistem isformasi dengan mengembangkan e-commerce. Menurut O’Brien dan Marakas (2009) e-commerce adalah pembelian, penjualan, pemasaran, pelayanan produk dan jasa, dan informasi melalui berbgai jaringan komunikasi. Dengan penggunaan e-commerce akan memudahkan pelanggan dalam melakukan pembelian dan pembayaran secara online. Banyak sekali bisnis yang menggunakan internet, intranet, ekstranet, dan jaringan yang lain untuk mendukung setiap tahap proses komersialisasi termasuk segala sesuatu dalam periklanan, penjualan, dan dukungan konsumen dalam World Wide Web untuk keamanan internet dan mekanisme pembayaran untuk meyakinkan sampainya pesanan dan proses pembayaran. Saat ini, Sew What? Incorporation baru mengembangkan website (www.sewwhatinc.com) dan blog (www.sewwhatinc.com/blog) yang keduanya merupakan bagian dari e-business.

4.3 Teknologi Informasi Mampu Membantu Bisnis Kecil untuk Sukses (Contoh Pendukung)

            Kasus lain (perusahaan lokal) dimana pemanfaatan teknologi informasi mampu menunjang bisnis di industri skala kecil adalah bisnis keripik Maicih. Keripik Maicih mampu membangun brand awareness masyarakat melalui jejaring sosial twitter. Pemasaran Maicih dilakukan dengan “gentayangan” yaitu berpindah dari satu tempat ke tempat yang lain. Konsumen hanya dapat mengetahui keberadaan Maicih melalui akun twitter @infomaicih. Dengan jumlah follower sebanyak 383.644, menunjukkan bahwa maicih memiliki banyak pelanggan yang menunggu info “gentayangan” maicih. Keunikan dalam proses pemasaran yang menggunakan e-business ini mampu menarik perhatian banyak pihak sehingga saat ini terdapat beberapa pesaing yang terus berusaha merebut pasar Maicih. Jika telah berhasil mendapatkan maicih umumny a ichiers (sebutan untuk penggemar Maicih) akan memasang fotonya dengan keripik maicih. Dalam hal ini secara tidak langsung Maicih menawarkan suatu petualangan kepada konsumennya. Selain itu Maicih juga memiliki website yaitu www.maicih.co.id. yang mendukung pertumbuhan bisnisnya.

V. KESIMPULAN dan SARAN

5.1 Kesimpulan

Peranan sistem informasi manajemen dalam pertumbuhan dan perkembangan perusahaan sangat penting, tidak hanya pada perusahaan besar teteapi juga pada perusahaan kecil, seperti Sew What? Inc. Peran penting teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja binis yaitu menunjang proses bisnis operasi, menunjang pengambilan keputusan para pekerja dan manager, serta menunjang strategi untuk keunggulan kompetitif. Dalam sistem informasi yang telah dibangun oleh Sew What ? Inc, telah terdapat: Process Control System, Expert System, Knowledge System, dan Strategic Information System.

Sew What? Inc. masih terpaku dalam pengembangan TI yang lebih menekankan pada operation support system seperti pelayanan & peningkatan kepuasan pelanggan. Sedangkan untuk kepentingan internal (management support system), seperti Management information system, Decision Support System dan Executive Information System masih harus ditingkatkan.

Pencapaian bisnis dari Sew What? Inc. setelah memanfaatkan teknologi informasi : (1) cakupan bisnis meluas dengan pelanggan dari seluruh dunia, (2) kenaikan pendapatan yang signifikan, (3) pelanggan menjadi lebih puas karena akurasi penghitungan proyek dan ketepatan waktu pengiriman, (4) kredibilitas perusahaan meningkat, (5) penyebaran informasi menjadi lebih cepat dan up to dated karena langsung ditampilkan di Website, (6) peyimpanan data menjadi mudah karena ukuran media penyimpan data yang besar 146 giga bytes, (7) pelanggan dapat berinteraksi melalui website, (8) proses pengerjaan, waktu pengerjaan dan akurasi harga dapat ditelusuri dengan baik, (9) perusahaan mendapatkan penghargaan Small Business Excelence Award  sebagai perusahaan inovatif yang menggunakan teknologi informasi.

  5.2 Saran

            Sebaiknya sew What? Inc. Juga memperhatikan peran sistem informasi sebagaimanagement support system, seperti Management information system, Decision Support System dan Executive Information System. Aplikasi sistem informasi dalam hal  management support systemharus lebih ditingkatkan untuk terus meningkatkan daya saing perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Natalia, N. 2011. Apakah Sistem Informasi Mendukung Strategi Perusahaan? www.jtanzilo.com[diakses tanggal 19 Desember 2011]

Nugroho, A. I. 2004. http://indo-cyber.net/a1.php. Diakses tanggal 25 November 2009.

O’ Brien J. A dan George M. M. 2009. Management Information Systems. Ninth Edition. MgGraw-Hill Inc, New-York.

Seminar, K. B. 2004. Pembangunan Sistem Informasi dan Penyusunan DSS. Pelatihan Dosen Tentang Teknologi Informasi untuk Pengelolaan Sumberdaya Alam. Fakultas MIPA, IPB, Bogor.

Smith, T.R., S. Menon, J.L. Star, dan J.E Estes. 1987. Requirement and Principles for  The Implementation and Construction of Large-scale Geographycal  Information System.

Sutono, D. 2007. Sistem Informasi Manaejemen. Modul Pelatihan. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP, Jakarta.

Tugas 3 MOTIVASI

1.MOTIVASI

A.Pentingnya motivasi

Dalam kehidupan sehari-hari yang penuh dengan kegiatan perlu adanya motivasi agar kegiatan itu berjalan dengan lancar sesuai keinginan dan mendapatkan hasil yang maksimal. Motivasi merupakan dorongan untuk melakukan sesuatu. Dengan adanya motivasi kinerja kegiatan akan terlihat apakah kita bekerja maksimal atau tidak dan tentunya akan berdampak hasil yang didapat. Banyak sekali faktor-faktor yang membuat kita menjadi malas dalam melakukan sesuatu. Misalnya dalam melakukan pekerjaan kita mendapat upah kecil, sedangkan usaha yang kita berikan kepada perusahaan sangat besar sehingga membuat kita tidak semangat lagi untuk bekerja di perusahaan itu. Kegagalan yang kita dapatkan saat nilai ujian kita jauh dari hasil yang ingin kita capai, membuat mahasiswa itu tidak bersemangat lagi dalam menjalani perkuliahan.

Pentingnya motivasi, membuat kita akan bergairah k embali dalam melakukan sesuatu. Adapun faktor-faktor motivasi dalam berorganisasi sebagai berikut:
A.Intern Individu Merupakan faktor-faktor dalam diri individu yang dapat memotivasi dirinya untuk melakukan sesuatu. Faktor-faktor itu diantaranya sebagai berikut:
1.Kebutuhan, kebutuhan merupakan segala sesuatu yang harus dipenuhi. Banyaknya kebutuhan yang ingin dipenuhi oleh setiap manusia mendorong manusia tersebut untuk melakukan pekerjaan. Sebagai contoh kebutuhan sehari-hari manusia, mendorong manusia itu untuk bekerja. Mengumpulkan aset agar nanti saat kita keluar kerja tidak kesusahan. Kebutuhan akan aktualisasi diri dikarenakan pekerjaan tersebut menantang.
2.Harapan, harapan merupakan sesuatu yang kita inginkan. Harapan akan mendapatkan hadiah yang besar apabila kita menabung di Bank tersebut mendorong kita untuk selalu meningkatkan saldo kita. Harapan akan kepercayaan orang lain misalnya kita berkata jujur kepada orang lain atas kesalahan yang kita buat dan meminta maaf kepada mereka sehingga didapat kepercayaan kambali dari mereka.
3.Kepuasan, kepuasan merupakan perasaan emosional seseorang setelah melakukan sesuatu. Kadangkalanya orang termotivasi melakukan sesuatu karena adanya kepuasan yang ingin dia capai. Misalnya jabatan dalam suatu organisasi akan menjadi kepuasan tersendiri terhadap orang tersebut setelah menjabatanya.
4.Pengembangan Diri, meliputi mengikutsertakan diri terhadap segala kegiatan agar memperoleh pengalaman yang berharap yang dapat digunakan untuk mengembangkan diri menjadi individu yang lebih baik.

B. Ektern Individu
Merupakan faktor-faktor di luar diri individu yang dapat memotivasi individu untuk melakukan sesuatu. Faktor-faktor itu diantaranya sebagai berikut:
1.Lingkungan Organisasi, merupakan segala sesuatu yang ada di sekitar organisasi. Lingkungan organisasi yang mendukung akan memotivasi orang untuk semangat dalam melakukan pekerjaan dalam organisasi tersebut.
2.Keseimbangan dan Keadilan, individu termotivasi untuk melakukan sesuatu karena adanya job rewards (hadiah pekerjaan) yang diberikan oleh organisasi itu atau diluar organisasi itu. Misalnya mendapatkan upah/gaji yang sesuai dengan usaha kita. Adanya peluang karir yang baru di organisasi itu seperti jabatan yang lebih tinggi apabila karyawan tersebut mendapatkan prestasi baik di perusahaan tersebut.
3.Tujuan, segala sesuatu yang kita ingin capai merupakan suatu tujuan. Dengan adanya tujuan organisasi mendorong anggota-anggotanya untuk bekerja keras semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan tersebut.
4.Tantangan, merupakan segala sesuatu yang menjadi halangan dalam kita melakukan kegiatan. Adakalanya tantangan itu menjadi motivator bagi kita untuk menaklukan tantangan itu.
5.Hukuman, merupakan balasan terhadap segala sesuatu yang telah dilakukan diluar dari aturan. Anggota-anggota organisasi adakalanya mereka diselimuti oleh rasa ketakutan dikarenakan adanya hukuman yang berlaku di antara anggota-anggota organisasi itu. Hukuman itu mendorong mereka untuk melakukan hal yang sesuai aturan. Hukuman itu bisa berupa denda, pemutusan kontrak kerja, atau juga berhadapan dengan pengadilan.
6.Kepemimpinan, gaya kepemimpinan seseorang berbeda-beda. Kepemimpinan dapat digunakan untuk memotivasi seseorang untuk bekerja lebih keras lagi. Namun kepemimpinan ini juga mempengaruhi perilaku anggota-anggota organisasi. Misalnya kepemimpinan yang cenderung totaliter membuat seseorang akan kehilangan kreatifitasnya dikarenakan segala sesuatu yang dilakukan harus sesuai dengan apa yang pemimpin inginkan. Namun apabila kepemimpinannya cenderung demokrasi akan mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu yang dapat memajukan organisasi tersebut dengan menyuarakan isi pikirannya melalui para pemimpin tersebut untuk ditindak lanjuti.

Pentingnya motivasi dalam berorganisasi, membuat banyak perusahaan yang berusaha mendatangkan para motivator-motivator atau juga buku-buku yang tentunya memberi semangat kepada para anggotanya untuk bekerja lebih keras lagi agar tujuan dari organisasi tersebut tercapai.

B.Motivasi dalam organisasi

Lima fungsi utama manajemen adalah planning, organizing, staffing, leading, dan controlling. Pada pelaksanaannya, setelah rencana dibuat (planning), organisasi dibentuk (organizing), dan disusun personalianya (staffing), maka langkah berikutnya adalah menugaskan/mengarahkan karyawan menuju ke arah tujuan yang telah ditentukan. Fungsi pengarahan (leading) ini secara sederhana adalah membuat para karyawan melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan. Memotivasi karyawan merupakan kegiatan kepemimpinan yang termasuk di dalam fungsi ini. Kemampuan manajer untuk memotivasi karyawannya akan sangat menentukan efektifitas manajer. Manajer harus dapat memotivasi para bawahannya agar pelaksanaan kegiatan dan kepuasan kerja mereka meningkat.

Berbagai istilah digunakan untuk menyebut kata ‘motivasi’ (motivation) atau motif, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), dan dorongan (drive). Dalam hal ini, akan digunakan istilah motivasi yang diartikan sebagai keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan.

Motivasi menunjuk kepada sebab, arah, dan persistensi perilaku. Kita bicara mengenai penyebab suatu perilaku ketika kita bertanya tentang mengapa seseorang melakukan sesuatu. Kita bicara mengenai arah perilaku seseorang ketika kita menanyakan mengapa ia lakukan suatu hal tertentu yang mereka lakukan. Kita bicara tentang persistensi ketika kita bertanya keheranan mengapa ia tetap melakukan hal itu (Berry, 1997).

Suatu organisme (manusia/hewan) yang dimotivasi akan terjun ke dalam suatu aktivitas secara lebih giat dan lebih efisien daripada yang tanpa dimotivasi. Selain menguatkan organisme itu, motivasi cenderung mengarahkan perilaku (orang yang lapar dimotivasi untuk mencari makanan untuk dimakan; orang yang haus, untuk minum; orang yang kesakitan, untuk melepaskan diri dari stimulus/rangsangan yang menyakitkan (Atkinson, Atkinson, & Hilgard, 1983).

Sampai pada abad 17 dan 18, para pakar filsafat masih berkeyakinan bahwa konsepsi rasionalisme merupakan konsep satu-satunya yang dapat menerangkan tindakan-tindakan yang dilakukan manusia. Konsep ini menerangkan bahwa manusia adalah makhluk rasional dan intelek yang menentukan tujuan dan melakukan tindakannya sendiri secara bebas berdasarkan nalar atau akalnya. Baik-buruknya tindakan yang dilakukan oleh seseorang sangat tergantung dari tingkat intelektual orang tersebut. Pada masa-masa berikutnya, muncul pandangan mekanistik yang beranggapan bahwa tindakan yang dilakukan oleh manusia timbul dari adanya kekuatan internal dan eksternal, diluar kontrol manusia itu sendiri. Hobbes (abad ke-17) mengemukakan doktrin hedonisme-nya yang menyatakan bahwa apapun alasan yang diberikan oleh seseorang atas perilakunya, sebab-sebab terpendam dari semua perilakunya itu adalah adanya kecenderungan untuk mencari kesenangan dan menghindari kesusahan.

Teori motivMotivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik).

Seberapa kuat motivasi yang dimiliki individu akan banyak menentukan terhadap kualitas perilaku yang ditampilkannya, baik dalam konteks belajar, bekerja maupun dalam kehidupan lainnya.. Kajian tentang motivasi telah sejak lama memiliki daya tarik tersendiri bagi kalangan pendidik, manajer, dan peneliti, terutama dikaitkan dengan kepentingan upaya pencapaian kinerja (prestasi) seseorang.

Dalam konteks studi psikologi, Abin Syamsuddin Makmun (2003) mengemukakan bahwa untuk memahami motivasi individu dapat dilihat dari beberapa indikator, diantaranya: (1) durasi kegiatan; (2) frekuensi kegiatan; (3) persistensi pada kegiatan; (4) ketabahan, keuletan dan kemampuan dalam mengahadapi rintangan dan kesulitan; (5) devosi dan pengorbanan untuk mencapai tujuan; (6) tingkat aspirasi yang hendak dicapai dengan kegiatan yang dilakukan; (7) tingkat kualifikasi prestasi atau produk (out put) yang dicapai dari kegiatan yang dilakukan; (8) arah sikap terhadap sasaran kegiatan.
Untuk memahami tentang motivasi, kita akan bertemu dengan beberapa teori tentang motivasi, antara lain : (1) teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan); (2) Teori McClelland (Teori Kebutuhan Berprestasi); (3) teori Clyton Alderfer (Teori ERG); (4) teori Herzberg (Teori Dua Faktor); (5) teori Keadilan; (6) Teori penetapan tujuan; (7) Teori Victor H. Vroom (teori Harapan); (8) teori Penguatan dan Modifikasi Perilaku; dan (9) teori Kaitan Imbalan dengan Prestasi. (disarikan dari berbagai sumber : Winardi, 2001:69-93; Sondang P. Siagian, 286-294; Indriyo Gitosudarmo dan Agus Mulyono,183-190, Fred Luthan,140-167)1. Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)
Teori motivasi yang dikembangkan oleh Abraham H. Maslow pada intinya berkisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu : (1) kebutuhan fisiologikal (physiological needs), seperti : rasa lapar, haus, istirahat dan sex; (2) kebutuhan rasa aman (safety needs), tidak dalam arti fisik semata, akan tetapi juga mental, psikologikal dan intelektual; (3) kebutuhan akan kasih sayang (love needs); (4) kebutuhan akan harga diri (esteem needs), yang pada umumnya tercermin dalam berbagai simbol-simbol status; dan (5) aktualisasi diri (self actualization), dalam arti tersedianya kesempatan bagi seseorang untuk mengembangkan potensi yang terdapat dalam dirinya sehingga berubah menjadi kemampuan nyata.

Kebutuhan-kebutuhan yang disebut pertama (fisiologis) dan kedua (keamanan) kadang-kadang diklasifikasikan dengan cara lain, misalnya dengan menggolongkannya sebagai kebutuhan primer, sedangkan yang lainnya dikenal pula dengan klasifikasi kebutuhan sekunder. Terlepas dari cara membuat klasifikasi kebutuhan manusia itu, yang jelas adalah bahwa sifat, jenis dan intensitas kebutuhan manusia berbeda satu orang dengan yang lainnya karena manusia merupakan individu yang unik. Juga jelas bahwa kebutuhan manusia itu tidak hanya bersifat materi, akan tetapi bersifat pskologikal, mental, intelektual dan bahkan juga spiritual.

Menarik pula untuk dicatat bahwa dengan makin banyaknya organisasi yang tumbuh dan berkembang di masyarakat dan makin mendalamnya pemahaman tentang unsur manusia dalam kehidupan organisasional, teori “klasik” Maslow semakin dipergunakan, bahkan dikatakan mengalami “koreksi”. Penyempurnaan atau “koreksi” tersebut terutama diarahkan pada konsep “hierarki kebutuhan “ yang dikemukakan oleh Maslow. Istilah “hierarki” dapat diartikan sebagai tingkatan. Atau secara analogi berarti anak tangga. Logikanya ialah bahwa menaiki suatu tangga berarti dimulai dengan anak tangga yang pertama, kedua, ketiga dan seterusnya. Jika konsep tersebut diaplikasikan pada pemuasan kebutuhan manusia, berarti seseorang tidak akan berusaha memuaskan kebutuhan tingkat kedua,- dalam hal ini keamanan- sebelum kebutuhan tingkat pertama yaitu sandang, pangan, dan papan terpenuhi; yang ketiga tidak akan diusahakan pemuasan sebelum seseorang merasa aman, demikian pula seterusnya.

Berangkat dari kenyataan bahwa pemahaman tentang berbagai kebutuhan manusia makin mendalam penyempurnaan dan “koreksi” dirasakan bukan hanya tepat, akan tetapi juga memang diperlukan karena pengalaman menunjukkan bahwa usaha pemuasan berbagai kebutuhan manusia berlangsung secara simultan. Artinya, sambil memuaskan kebutuhan fisik, seseorang pada waktu yang bersamaan ingin menikmati rasa aman, merasa dihargai, memerlukan teman serta ingin berkembang.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lebih tepat apabila berbagai kebutuhan manusia digolongkan sebagai rangkaian dan bukan sebagai hierarki. Dalam hubungan ini, perlu ditekankan bahwa :

1. Kebutuhan yang satu saat sudah terpenuhi sangat mungkin akan timbul lagi di waktu yang akan datang;
2. Pemuasaan berbagai kebutuhan tertentu, terutama kebutuhan fisik, bisa bergeser dari pendekatan kuantitatif menjadi pendekatan kualitatif dalam pemuasannya.

Berbagai kebutuhan tersebut tidak akan mencapai “titik jenuh” dalam arti tibanya suatu kondisi dalam mana seseorang tidak lagi dapat berbuat sesuatu dalam pemenuhan kebutuhan itu.Kendati pemikiran Maslow tentang teori kebutuhan ini tampak lebih bersifat teoritis, namun telah memberikan fundasi dan mengilhami bagi pengembangan teori-teori motivasi yang berorientasi pada kebutuhan berikutnya yang lebih bersifat aplikatif..2. Teori McClelland (Teori Kebutuhan Berprestasi)
Dari McClelland dikenal tentang teori kebutuhan untuk mencapai prestasi atau Need for Acievement (N.Ach) yang menyatakan bahwa motivasi berbeda-beda, sesuai dengan kekuatan kebutuhan seseorang akan prestasi. Murray sebagaimana dikutip oleh Winardi merumuskan kebutuhan akan prestasi tersebut sebagai keinginan :“ Melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan yang sulit. Menguasai, memanipulasi, atau mengorganisasi obyek-obyek fisik, manusia, atau ide-ide melaksanakan hal-hal tersebut secepat mungkin dan seindependen mungkin, sesuai kondisi yang berlaku. Mengatasi kendala-kendala, mencapai standar tinggi. Mencapai performa puncak untuk diri sendiri. Mampu menang dalam persaingan dengan pihak lain. Meningkatkan kemampuan diri melalui penerapan bakat secara berhasil.”
Menurut McClelland karakteristik orang yang berprestasi tinggi (high achievers) memiliki tiga ciri umum yaitu : (1) sebuah preferensi untuk mengerjakan tugas-tugas dengan derajat kesulitan moderat; (2) menyukai situasi-situasi di mana kinerja mereka timbul karena upaya-upaya mereka sendiri, dan bukan karena faktor-faktor lain, seperti kemujuran misalnya; dan (3) menginginkan umpan balik tentang keberhasilan dan kegagalan mereka, dibandingkan dengan mereka yang berprestasi rendah.

C.TEORI MOTIVASI

Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku manusia., dan merupakan suatu proses untuk mencoba mempengaruhi seseorang agar melakukan sesuatu yang kita inginkan. Seorang karyawan mungkin menjalankan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan baik, mungkin pula tidak. Maka dari itu hal tersebut merupakan salah satu tugas dari seorang pimpinan untuk bias memberikan motivasi (dorongan0kepada bawahannya agar bias bekerja sesuai dengan arahan yang diberikan.
Content Theory
Content theory berkaitan dengan beberapa nama seperti Maslow, Mc, Gregor, Herzberg, Atkinson dan McCelland.
1. Teori Hierarki Kebutuhan, menurut maslow didalam diri setiap manusia ada lima jenjang kebutuhan, yaitu:
- faali (fisiologis)
- Keamanan, keselamatan dan perlindungan
- Sosial, kasih saying, rasa dimiliki
- Penghargaan, rasa hormat internal seperti harga diri, prestasi
- Aktualisasi-diri, dorongan untuk menjadi apa yang mampu ia menjadi.
Jadi jika seorang pimpinan ingin memotivasi seseorang, menurut maslow, pimpinan perlu memahami sedang berada pada anak tangga manakah bawahan dan memfokuskan pada pemenuhan kebutuhan-kebutuhan itu atau kebutuhan dia atas tingkat itu.
2. Teori X dan Y , teori yang dikemukakan oleh Douglas McGregor yang menyatakan bahwa dua pandangan yang jelas berbeda mengenai manusia, pada dasarnya satu negative (teori X) yang mengandaikan bahwa kebutuhan order rendah mendominasi individu, dan yang lain positif (teori Y) bahwa kebutuhan order tinggi mendominasi individu.
3. Teori Motivasi – Higiene, dikemukakan oleh psikolog Frederick Herzberg, yang mengembangkan teori kepuasan yang disebut teori dua faktor tentang motivasi. Dua factor itu dinamakan factor yang membuat orang merasa tidak puas atau factor-faktor motvator iklim baik atau ekstrinsik-intrinsik tergantung dari orang yang membahas teori tersebut. Faktor-faktor dari rangkaian ini disebut pemuas atau motivator yang meliputi:
- prestasi (achievement)
- Pengakuan (recognition)
- Tanggung Jawab (responsibility)
- Kemajuan (advancement)
- Pkerjaan itu sendiri ( the work itself)
- Kemungkinan berkembang (the possibility of growth)
4. Teori kebutuhan McClelland, teori ini memfokuskan pada tiga kebutuhan
- prestasi (achievement)
- Kekuasaan (power)
- Afiliasi (pertalian)
5. Teori Harapan – Victor Vroom, teori ini beragumen bahwa kekuatan dari suatu kecenderungan untuk bertindak dengan suatu cara tertentu bergantung pada kekuatan dari suatu pengharapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu keluaran tertentu dan pada daya tarik dari keluaran tersebut bagi individu tersebut. Teori pengharapan mengatakan seorang karyawan dimotivasi untuk menjalankan tingkat upaya yang tinggi bila ia meyakini upaya akan menghantar kesuatu penilaian kinerja yang baik, suatu penilaian yang baik akan mendorong ganjaran-ganjaran organisasional, seperti bonus, kenaikan gaji, atau promosi dan ganjaran itu akan memuaskan tujuan pribadi karyawan tersebut.
6. Teori Keadilan, teori motivasi ini didasarkan pada asumsi bahwa orang-orang dimotivasi oleh keinginan untuk diperlakukan secara adil dalam pekerjaan, individu bekerja untuk mendapat tukaran imbalan dari organisasi
7. Reinforcement theory, Teori ini tidak menggunakan konsep suatu motive atau proses motivasi. Sebaliknya teori ini menjelaskan bagaimana konsekuensi perilaku dimasa yang lalu mempengaruhi tindakan dimasa yang akan dating dalam proses pembelajaran.
Berbagai pandangan tentang motivasi dalam organisasi

1. Model Tradisional, alat motivasi ini didasarkan atas anggapan bahwa para pekerja sebenarnya adalah pemalas dan bisa didorong hanya dengan imbalan keuangan.
2. Model sumber Daya Manusia, para ahli berpendapat bahwa para karyawan sebenernya mempunyai motivasi yang sangat beranweka ragam, bukan hanya motivasi karen auang ataupun keinginan akan kepuasan, tetapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan emmpunyai artidalam bekerja. Mereka berpendpat bahwa sebagian besar individu sudah mempunyai dorongan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik, dan tidak selalu para karyawan memandang pekerjaan sebagai sesuatu hal yang tidak menyenagkan.

Jenis-jenis Motivasi
Motivasi positif dan motivasi negatif, motivasi positif adalah proses untuk mencoba mempengaruhi orang lain agar menjalankan sesuatu yang kita inginkan dengan cara memberikan kemungkinan untuk mendapatkan hadiah. Motivasi negatif adalah proses untuk mempengaruhi seseorang agar mau melakukan sesuatu yang kita inginkan tetapi teknik dasar yang digunakan adalah lewat kekuatan ketakutan.
Bukti yang paling dasar terhadap keberhasilan suatu bentuk motivasi adalah hasil yang diperoleh dari pelaksanaan suatu pekerjaan.

2.Komunikasi

A. Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Onong Uchjana Effendy

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media).

Analisis Pengertian Komunikasi Dan 5 (Lima) Unsur Komunikasi Menurut Harold Lasswell Sat, 10/11/2007 – 6:54pm — Rejals Analisis Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell.

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960).

Raymond Ross

Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

Gerald R. Miller

Komunikasi terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan niat sadar untuk memengaruhi perilaku mereka.

Everett M. Rogers

Komunikasi adalah proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.

Carl I. Hovland

Komunikasi adalah suatu proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan (biasanya dengan menggunakan lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain.

New Comb

Komunikasi adalah transmisi informasi yang terdiri dari rangsangan diskriminatif dari sumber kepada penerima.

Bernard Barelson & Garry A. Steiner

Komunikasi adalah proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb.

Colin Cherry

Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

Definisi komunikasi : Menurut Forsdale (1981) seorang ahli pendidikan terutama ilmu komunikasi : Dia menerangkan dalam sebuah kalimat bahwa “communication is the process by which a system is established, maintained and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan.

Analisis : Komunikasi adalah sebuah cara yang digunakan sehari-hari dalam menyampaikan pesan/rangsangan(stimulus) yang terbentuk melalui sebuah proses yang melibatkan dua orang atau lebih. Dimana satu sama lain memiliki peran dalam membuat pesan, mengubah isi dan makna, merespon pesan/rangsangan tersebut, serta memeliharanya di ruang publik. Dengan tujuan sang “receiver” (komunikan) dapat menerima sinyal-sinyal atau pesan yang dikirimkan oleh “source” (komunikator).

William J. Seller

William J.Seller mengatakan bahwa komunikasi adalah proses dimana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.

B. Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :

Pengirim pesan, penerima pesan dan pesan

Semua fungsi manajer melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini : 

Diagram Proses Komunikasi

1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirimpesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

Materi pesan dapat berupa :

a. Informasi

b. Ajakan

c. Rencana kerja

d. Pertanyaan dan sebagainya

2. Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3. Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4. Mengartikan kode/isyarat

Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5. Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim

6. Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak

Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

7. Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.

B.Proses Komunikasi

Proses komunikasi terdiri dari 5 tahap, yaitu :

1.Proses Komunikasi dalam Diri Kominukator

Menurut sifat materinya Peralatan tubuh manusia yang ada hubungannya dengan ilmu kita ini dapat dibagi menjadi dua golongan yaitu peralatan jasmaniah yang berupa semua anggota tubuh termasuk panca indra, dan peralatan rohaniah yang berupa akal, budi, hati nurani, dan seperangkat naluri.

Peralatan rohani selalu bekerja bersama-sama, secara terus-menerus selama manusia yang memilikinya dalam keadaan sadar, sedangkan hasil kerja peralatan jasmani merupakan perwujudan dari hasil kerja peralatan rohani.

2.Proses Komunikasi antara Komunikator dan Komunikan

Proses komunikasi yang terjadi antara komunikator dengan komunikan. Proses ini berawal sejak komunikator melakukan tindak komunikasi sampai komunikan menerima isi pernyataan komunikator.

Isi pernyataan ini disampaikan secara langsung atau komunikasi tatap muka dan juga dengan menggunakan alat perantara atau media.

3.Proses Komunikasi dalam Diri Komunikan

Proses komunikasi yang terjadi dalam diri komunikan. Proses ini terjadi sejak komunikan menerima isi pernyataan komunikator hingga komunikan menyampaikan feedback terhadap isi pernyataan komunikator. Isi pernyataan komunikator melalui peralatan jasmaniah komunikan sampai kedalam dirinya dan diterima oleh peralatan rohaniah komunikan, yang terdiri dari hati nurani, akal, budi, dan seperangkat naluri (kebahagiaan, social, ingin tahu, dan komunikasi).

Dalam usaha komunikan untuk memahami isi pernyataan komunikator melalui tiga urutan peristiwa yaitu :

a.Pemahaman isi pernyataan komunikator sebagaimana diterima peralatan jasmaniahnya.

b.Menemukan motif komunikasi komunikator

c.Penyesuaian konsepsi kebahagiaan

4.Proses Komunikasi antara Komunikan dengan Komunikator

Proses komunikan ini dimulai sejak komunikan menyampaikan feedback komunikan (dalam hal ini komunikan sebagai komunikator II dan komunikator sebagai komunikan II).

5.Proses Komunikasi dalam Diri Komunikator

Proses ini berawal saat komunikator (komunikan II) menerima feedback dari komunikan (komunikator II) hingga komunikator (komunikan II) memutuskan untuk melakukan tindak komunikasi dengan menyampaikan isi pernyataan.

C. Saluran Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam berbagai konteks. Konteks komunikasi yang telah dibahas pada modul-modul sebelumnya adalah komunikasi antarpribadi (interpersonal Communication) dan komunikasi kelompok.Konteks komunikasi selanjutnya yang akan kita bahas adalah komunikasi organisasi.

Tindak komunikasi dalam suatu organisasi berkaitan dengan pemahaman mengenai peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan atau pun bagaimana karyawan/bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi yang mencari keuntungan ekonomi maupun organisasi yang bersifat sosial kemasyarakatan.

Pengertian komunikasi Organisasi

Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita seringkali mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.

Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan ada tiga model dalam komunikasi:

1. model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.

2. model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.

3. model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:

adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan.

adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial mau pun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).

Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a) Memperbaiki koordinasi tugas

b) Upaya pemecahan masalah

c) Saling berbagi informasi

d) Upaya pemecahan konflik

e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Proses Komunikasi

Dalam dataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu:

Perspektif kognitif. Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi.

Perspektif perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver. Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya satu respons melalui lambang-lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons. Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus respons antara sender dan receiver.

Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi. Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif perilaku dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima (receiver). Satu respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak.

Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.

Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, enulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau ohp (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah

kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi

kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi

tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Memahami Komunikasi dalam Organisasi

Persoalan-persoalan mengenai gaya komunikasi, pengeruh kekuasaan dalam organisasi dan upaya memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi, merupakan bahan-bahan yang akan dibahas dalam kegiatan belajar 2 berikut.

Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.

Gaya Komunikasi

Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).

Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).

Ada enam gaya komunikasi yang akan kita bahas dalam kegiatan belajar 2 ini, yaitu:

The controlling style

Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

The equalitarian style

Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebaba gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

The structuring style

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

The dynamic style

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

The relinguishing style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

The withdrawal style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.

Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produktif.

D. Peranan Komunikasi Informal

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah

kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi

kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi

tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

E. Hambatan Komunikasi

HAMBATAN FISIK DALAM PROSES KOMUNIKASI

Merupakan jenis hambatan berupa fisik, misalnya cacat pendengaran (tuna rungu), tuna netra, tuna wicara. Maka dalam hal ini baik komunikator maupun komunikan harus saling berkomunikasi secara maksimal. Bantuan panca indera juga berperan penting dalam komunikasi ini.

Contoh: Apabila terdapat seorang perawat dengan pasien berusia lanjut. Dalam hal ini maka perawat harus bersikap lembut dan sopan tapi bukan berarti tidak pada pasien lain. Perawat harus lebih memaksimalkan volume suaranya apabila ia berbicara pada pasien tuna rungu. Begitu pula halnya dengan si pasien. Apabila si pasien menderita tuna wicara maka sebaiknya ia mengoptimalkan panca inderanya (misal: gerakan tangan, gerakan mulut) agar si komunikan bisa menangkap apa yang ia ucapkan. Atau si pasien tuna wicara isa membawa rekan untuk menerjemahkan pada si komunikan apa yang sebetulnya ia ucapkan.

HAMBATAN SEMANTIK DALAM PROSES KOMUNIKASI

Semantik adalah pengetahuan tentang pengertian atau makna kata (denotatif). Jadi hambatan semantik adalah hambatan mengenai bahasa, baik bahasa yang digunakan oleh komunikator, maupun komunikan.

Hambatan semantik dibagi menjadi 3, diantaranya:

Salah pengucapan kata atau istilah karena terlalu cepat berbicara.

contoh: partisipasi menjadi partisisapi

Adanya perbedaan makna dan pengertian pada kata-kata yang pengucapannya sama

Contoh: bujang (Sunda: sudah; Sumatera: anak laki-laki)

Adanya pengertian konotatif

Contoh: secara denotative, semua setuju bahwa anjing adalah binatang berbulu, berkaki empat. Sedangkan secara konotatif, banyak orang menganggap anjing sebagai binatang piaraan yang setia, bersahabat dan panjang ingatan.

Jadi apabila ini disampaikan secara denotatif sedangkan komunikan menangkap secara konotatif maka komunikasi kita gagal.

HAMBATAN PSIKOLOGIS DALAM PROSES KOMUNIKASI

Disebut sebagai hambatan psikologis karena hambatan-hambatan tersebut merupakan unsur-unsur dari kegiatan psikis manusia.

Hambatan psikologi dibagi menjadi 4 :

Perbedaan kepentingan atau interest

Kepentingan atau interst akan membuat seseorang selektif dalam menganggapi atau menghayati pesan. Orang hanya akan memperhatikan perangsang (stimulus) yang ada hubungannya dengan kepentingannya. Effendi (1981: 43) mengemukakan secara gamblang bahwa apabila kita tersesat dalam hutan dan beberapa hari tak menemui makanan sedikitpun, maka kita akan lebih memperhatikan perangsang-perangsang yang mungkin dapat dimakan daripada yang lain. Andaikata dalam situasi demikian kita dihadapkan pada pilihan antara makanan dan sekantong berlian, maka pastilah kita akan meilih makanan. Berlian baru akan diperhatikan kemudian. Lebih jauh Effendi mengemukakan, kepentingan bukan hanya mempengaruhi kita saja tetapi juga menentukan daya tanggap, perasaan, pikiran dan tingkah laku kita.

Sebagaimana telah dibahas sebelumnya, komunikan pada komunikasi massa bersifat heterogen. Heterogenitas itu meliputi perbedaan usia, jenis kelamin, pendidikan, pekerjaan yang keseluruhannya akan menimbulkan adanya perbedaan kepentingan. Kepentingan atau interest komunikan dalam suatu kegiatan komunikasi sangat ditentukan oleh manfaat atau kegunaan pesan komunikasi itu bagi dirinya. Dengan demikian, komunikan melakukan seleksi terhadap pesan yang diterimanya.

Kondisi komunikan seperti ini perlu dipahami oleh seorang komunikator. Masalahnya, apabila komunikator ingin agar pesannya dapat diterima dan dianggap penting oleh komunikan, maka komunikator harus berusaha menyusun pesannya sedemikian rupa agar menimbulkan ketertarikan dari komunikan.

Prasangka

Menurut Sears, prasangka berkaitan dengan persepsi orang tentang seseorang atau kelompok lain, dan sikap serta perilakunya terhadap mereka. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai prasangka, maka sebaiknya kita bahas terlebih dahulu pengertian persepsi.

Persepsi adalah pengalaman objek pribadi, peristiwa faktor dari hambatan : personal dan situasional.

Untuk mengatasi hambatan komunikasi yang berupa prasangka pada komunikan, maka komunikator yang akan menyampaikan pesan melalui media massa sebaiknya komunikator yang netral, dalam arti ia bukan orang controversial, reputasinya baik artinya ia tidak pernah terlibat dalam suatu peristiwa yang telah membuat luka hati komunikan. Dengan kata lain komunikator itu harus acceptable. Disamping itu memiliki kredibilitas yang tinggi karena kemampuan dan keahliannya.

Stereotip

Adalah gambaran atau tanggapan mengenai sifat atau watak bersifat negative (Gerungan,1983:169). Jadi stereotip itu terbentuk pada dirinya berdasarkan keterangan-keterangan yang kurang lengkap dan subjektif.

Contoh: Orang Batak itu berwatak keras sedangkan orang Jawa itu berwatak lembut.

Seandainya dalam proses komunikasi massa ada komunikan yang memiliki stereotip tertentu pada komunikatornya, maka dapat dipastikan pesan apapun tidak dapat diterima oleh komunikan.

Motivasi

Merupakan suatu pengertian yang melingkupi semua penggerak, alasan-alasan atau dorongan-dorongan dalam diri manusia yang menyebabkan manusia berbuat sesuatu (Gerungan 1983:142).

Motif adalah sesuatu yang mendasari motivasi karena motif memberi tujuan dan arah pada tingkah laku manusia. Tanggapan seseorang terhadap pesan komunikasi pun berbeda sesuai dengan jenis motifnya.

Motif dibagi menjadi 2 macam, yaitu:

Motif Tunggal

Contoh: Motif seseorang menonton acara “Seputar Indonesia” yang disiarkan RCTI adalah untuk memperoleh informasi.

Motif Bergabung

Contoh: (kasus yang sama dengan motif tunggal) tetapi bagi orang lain motif menonton televisi adalah untuk memperolh informasi sekaligus mengisi waktu luang.

UPAYA-UPAYA DALAM MENGATASI HAMBATAN BERKOMUNIKASI

Untuk mengetahui hambatan tersebut dapat ditanggulangi dengan cara sebagai berikut :

Mengecek arti atau maksud yang disampaikan

Bertanya lebih lanjut pada si komunikan apakah ia sudah mengerti apa yang si komunikator bicarakan.

Contoh: Perawat bertanya pada pasien “Apakah sudah mengerti, Pak?”

Meminta penjelasan lebih lanjut

Sama halnya dengan poin pertama hanya saja disini si komunikator lebih aktif berbicara untuk memastikan apakah ada hal lain yang perlu ditanyakan lagi.

Contoh: “Apa ada hal lain yang kurang jelas, Bu?”

Mengecek umpan balik atau hasil

Memancing kembali si komunikator dengan mengajukan pertanyaan mengenai hal atau pesan yang telah disampaikan kepada komunikan.

Contoh: “Tadi obatnya sudah diminum , Pak?” Sebelumnya si komunikator telah berpesan pada komunikan untuk meminum obat.

Mengulangi pesan yang disampaikan memperkuat dengan bahasa isyarat

Contoh: “Obatnya diminum 3 kali sehari ya” sambil menggerakkan tangan.

Mengakrabkan antara pengirim dan penerima

Dalam hal ini komunikator lebih mendekatkan diri dengan berbincang mengenai hal-hal yang menyangkut keluarga, keadaannya saat ini (keluhan tentang penyakitnya).

Membuat pesan secara singkat, jelas dan tepat

Si komunikator sebaiknya menyampaikan hanya hal-hal yang berhubungan pasien (atau yang ditanyakan pasien) sehingga lebih efisien dan tidak membuang-buang waktu.

Source by :

 http://exclaushed.blogspot.com/2009/12/faktor-faktor-motivasi-dalam-organisasi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Daftar_definisi_komunikasi

http://mengerjakantugas.blogspot.com/2012/06/proses-komunikasi-pengirim-pesan.html

http://dimasmandala.wordpress.com/2010/06/06/saluran-komunikasi-dalam-organisasi/

http://hayyunaafy.wordpress.com/my-document/hambatan-komunikasi/